Navrhování nových kancelářských prostor a stěhování do nich je často spojeno
s dalšími výraznými změnami ve fungování firmy, která se v tu chvíli někam „posouvá“. Je to obrovská příležitost, kterou je až příliš snadné promarnit. Jak? Stačí, když se tvůrci nového projektu nebaví s HR.

Zapojení HR do navrhování pracoviště ve stadiu projektu může být rozhodující pro celý projekt i pro související změny. Stále se to ale neděje. „S uživateli se teď už chce bavit každý, ale jen málokdo půjde za HR a bude se snažit pochopit specifika fungování jednotlivých týmů na pracovišti,“ cituje časopis People Management Chrise Kanea, šéfa BBC Commercial Projects, který zároveň působí v Britském institutu pro facility management. Kane měl před několika lety jako šéf BBC Workplace na starosti stěhování celé korporace BBC do nového areálu v Salfordu, takže ví, o čem mluví.

HR A PRACOVNÍ PROSTŘEDÍ

Oddělení HR by mělo mít komplexní pohled na věc a mělo by nejlépe ze všech chápat, jak je prostředí na pracovišti důležité pro produktivitu, spokojenost a udržení talentů. A právě ono by mělo být schopno propojit tvůrce projektu s koncovými uživateli. Mnohdy to ale dopadá tak, že kdokoli jiný je slyšet více než personalisté. Zkušenost architektů je dokonce i taková, že HR se do návrhů zdráhá zasahovat, snad „z úcty“ k firemní hierarchii… A důraz se pak zpravidla klade buď na reprezentativní stránku věci, nebo na úspory nákladů, anebo ještě lépe na oboje. Zapomíná se, že lidé jsou živočichové – a každý živočich potřebuje ke svému životu zdravé prostředí a podněty. V mnoha případech se z pracovního prostředí odstraňují veškeré „zbytečnosti“, údajně aby to zaměstnance přimělo soustředit se výhradně na to, „za co je placen“. „Neexistují ale žádné vědecké důkazy, v žádném oboru, které by potvrzovaly, že prázdné, všeho zbavené prostory vedou k větší produktivitě práce. Naopak pracoviště jako call centra, kde zaměstnanci nemají „nic svého“ a navíc jsou neustále monitorováni, produktivitě neuvěřitelně škodí,“ říká přitom Craig Knight z univerzity v Exeteru.

NENÍ TO ŽÁDNÁ ESOTERIKA

Na to, abyste pochopili, že (a jak) fyzické pracovní prostředí ovlivňuje výkon, nepotřebujete žádného mistra feng šuej. Strategie, jak dobře koncipovat uspořádání pracoviště, musí být založena na znalosti toho, jak firma funguje, jaké procesy se v ní odehrávají, a jak fungují lidé. Často se třeba mluví o tom, že je potřeba větší spolupráce a musí se „rozbíjet bunkry“. To, co je skutečně zapotřebí, je pracovní prostředí, které umožňuje flexibilitu: máte možnost se někde individuálně zavřít a soustředit, ale na druhou stranu se také máte kde setkat s ostatními. „Jde o to, aby uspořádání pracoviště umožňovalo větší flexibilitu v tom, jak pracujeme,“ říká Jonny Gifford z britské organizace CIPD, která zastřešuje tamní personalistiku. Je třeba dát týmům prostor, aby mohly dělat různé věci v různé konfiguraci. Někdy a pro někoho to může znamenat, že to nejlepší je pevné místo u stolu. Zlaté pravidlo pro „produktivní design“ je existence řady prostor, které podporují různé aktivity – ať již jde o místa pro schůzky skupin, klidové prostory pro přemýšlení nebo společné prostory, kde se kolegové náhodně setkávají. To je základ. A pak jsou tu věci jako barvy, tvary, materiály, květiny, okna, odhlučnění… Takže možná nakonec i ten zmíněný mistr feng šuej stojí za úvahu.

LIDSKÝ FAKTOR

Další důležitá věc ale je, že také pracovník by měl mít možnost se vyjádřit, jak má být „jeho“ prostor zařízen. „Nejlepší prostor pro práci je takový, u kterého máte pocit, že je to váš prostor – takový, který odráží vaši identitu. Zaneřáděný stůl nebo uklizený stůl mají pro produktivitu stejný význam, protože se v nich odrážejí ti, kteří u nich pracují,“ říká již citovaný Craig Knight. S počtem lidí v kanceláři stoupá jejich nemocnost. Dánové zjistili, že práce v open space zvyšuje nemocnost o 62 procent v porovnání s individuálními kancelářemi. Existuje také tzv. syndrom nemocné budovy (Sick Building Syndrome, SBS), který se projevuje nevolností, bolestí hlavy, poruchami soustředění, únavou, pálením očí, ale třeba i vyrážkou. Ke zlepšení nebo vymizení příznaků dochází poté, co člověk opustí budovu. Často se uvádí souvislost s kancelářemi typu open space, bez možnosti otevírat okna a regulovat teplotu nebo osvětlení. Studie kodaňské univerzity přitom zjistila, že příznaky jsou dvakrát tak časté u pracovníků na nižších pozicích, kteří nemají žádnou možnost, jak své pracovní podmínky ovlivnit. Může je ale ovlivnit firma: asi deset let starý průzkum mezi pracovníky v jednom kalifornském call centru ukázal například, že ti zaměstnanci, kteří seděli u okna a viděli ven, vyřizovali hovory až sedmkrát rychleji než ti, kteří výhled neměli. Náklady na instalování většího počtu oken by byly asi třetinové v porovnání se zvýšením produktivity, jakého by tím bylo dosaženo během jednoho roku. A ještě jedna věc: sedavý způsob života podle Světové zdravotnické organizace přispívá ke zvýšenému výskytu civilizačních chorob.

OTÁZKY (PRO) HR

V souvislosti s utvářením pracovního prostředí často vyvstávají nové otázky, které vyloženě spadají do sféry HR: pokud třeba redukujete počet míst u pracovních stolů a chcete, aby více lidí mělo „flexibilní“ režim práce, kdo jiný by se tím měl zabývat? Nehledě na to, že se
to ve výsledku dotkne i způsobu, jakým bude pracovat samo HR. HR tedy má do projektování nových pracovišť nebo do změn v uspořádání těch současných hodně co mluvit, a mělo by se v tomto směru angažovat, a to jak ve vztahu k projektantům, tak ve vztahu k zaměstnancům. Fyzické prostředí má obrovský dopad na to, jak se lidé v práci cítí, jaké podávají výkony, jak komunikují – vlastně na celkovou kulturu organizace. A kdy jste se naposledy ve vaší organizaci někoho zeptali, jak se mu tam pracuje a co by si představoval, nebo co by potřeboval, aby se mu pracovalo lépe?


CISCO: JEDEN Z PŘÍKLADŮ DOBRÉ PRAXE

Nové prostory výzkumného a vývojového centra společnosti Cisco na pražském Karlově náměstí ukazují, že moderní kanceláře potřebují více než jen pracovní stoly a zasedací místnosti. Výzkumníci si tu mohou najít vyhovující místo podle typu práce, kterou právě vykonávají: brainstormingy probíhají u velké tabule na centrální zdi, porady pracovních týmů v kavárně, videokonference v tichých kójích. Někteří vědci rádi využijí gauč, kam se pohodlně usadí s laptopem. Součástí prostor otevřených v prosinci 2014 je místnost s horolezeckou stěnou pro bouldering, nízké lezení bez nutnosti jištění lanem, která nabízí sportovní odreagování. Část týmu dává přednost běhu a využívá blízkou vltavskou náplavku – za běhu lze zvládnout i pracovní poradu a s okysličeným mozkem, snadněji vyřešit některé matematické problémy. Design kanceláří navrhlo mezinárodní studio Scott Brownrigg pod vedením Kena Gianniniho, které má za sebou více návrhů pracovišť Cisco ve světě, ale designovalo i prostory pro Google nebo investiční skupinu Penta. R&D centrum Cisco bude v příštích měsících doplněno o střešní terasu, která práci výzkumníků ještě zpříjemní.

Zdroj: Cisco

Tento článek vyšel také v časopise Profi HR.